La réponse en bref
Constituez le bureau de votre APE lors d'une assemblée générale organisée dans les trois semaines après la rentrée. Trois rôles sont obligatoires : président, trésorier, secrétaire. Annoncez les postes et la charge réelle de chacun avant la réunion, déclarez le nouveau bureau au greffe des associations sous trois mois, puis fixez immédiatement le calendrier des actions de l'année.
Les rôles à pourvoir et ce qu'ils représentent vraiment
- Président : représente l'association, signe les conventions, fait le lien avec la direction de l'école. Environ 2 heures par mois.
- Trésorier : tient les comptes, encaisse, rend compte en assemblée générale. Environ 3 heures par mois, davantage en période de vente.
- Secrétaire : convoque, rédige les comptes rendus, gère la liste de diffusion. Environ 1 heure par mois.
- Référents projets : une personne par action (vente groupée, kermesse, carnaval). C'est le poste qui fait tenir l'équipe.
L'erreur la plus fréquente consiste à ne pourvoir que les trois postes statutaires. Sans référents projets, le président et le trésorier finissent par tout porter, et l'APE s'essouffle avant les vacances de février.
Organiser des élections qui donnent envie de se présenter
- Deux semaines avant : diffusez la convocation avec la liste des postes et la charge estimée pour chacun.
- Une semaine avant : partagez le bilan de l'année écoulée, chiffres à l'appui, pour montrer l'utilité concrète de l'association.
- Le jour J : présentez les projets à financer avant de passer au vote, les candidats se déclarent plus volontiers sur un projet que sur un titre.
- Après le vote : rédigez le procès-verbal, déclarez le bureau au greffe et mettez à jour les accès bancaires.
On a arrêté de demander des volontaires pour le bureau. On présente d'abord les trois projets de l'année, et les candidatures arrivent toutes seules.
Secrétaire d'APE, Ille-et-Vilaine
Lancer une première action dès octobre
Un bureau nouvellement élu a besoin d'une réussite rapide. Une vente groupée d'automne remplit ce rôle : elle se prépare en une dizaine de minutes, ne demande aucune avance de trésorerie et donne un résultat visible avant les vacances de la Toussaint. Suivez le rétroplanning en 30 jours et choisissez l'opération avec le comparatif des produits.
Estimez le budget que votre APE peut dégager cette année
Montant reversé à votre projet (marge 40 %)
1 680 €
Donnez à votre nouveau bureau une première action simple à mener.
Créer mon comptePour la suite, le guide financer les projets de votre école détaille les postes de dépenses couverts par une vente, et la rubrique Gérer son asso rassemble nos ressources d'organisation.
Questions fréquentes
L'équipe WondoAsso
Accompagnement des associations
Nous accompagnons chaque semaine des écoles, des APE, des clubs sportifs et des associations dans le lancement de leur vente groupée. Ce blog rassemble ce que nous apprenons sur le terrain.
